Chcesz rozwijać swoją placówkę? Planujesz przeznaczyć środki na dodatkową reklamę? Koniecznie zapoznaj się z tym wpisem, zanim zainwestujesz pieniądze, aby nie przepalić budżetu.
Wielu właścicieli i dyrektorów poradni psychologiczno-pedagogicznych oraz centrów terapeutycznych poszukuje sposobów na zwiększenie przychodów placówki. Często pierwszą myślą jest inwestycja w reklamę – kampanie Google Ads, reklamy na Facebooku, ulotki czy inne działania promocyjne. I rzeczywiście, dobrze prowadzona reklama może przyciągnąć nowych pacjentów i znacząco zwiększyć obłożenie.
Jednak zanim przeznaczysz na to nawet złotówkę, musisz upewnić się, że Twoja poradnia jest na to gotowa. W przeciwnym razie może się okazać, że zamiast nowych zapisów i wzrostu przychodów, tylko przepalisz budżet, a pacjenci, których pozyskasz, nie będą w stanie się umówić lub po prostu się zniechęcą.
Oto trzy kluczowe bariery, które mogą blokować rozwój Twojej poradni – jeśli je zignorujesz, żadna reklama nie przyniesie oczekiwanych efektów.
1. Odbieranie telefonów – ile szans tracisz każdego dnia?
Bez względu na to, w jaki sposób reklamujesz swoją poradnię, głównym celem jest skłonienie pacjenta do kontaktu – najczęściej przez telefon. Niestety, w wielu placówkach rejestracja nie nadąża z odbieraniem połączeń, co powoduje, że potencjalni pacjenci rezygnują i dzwonią do konkurencji.
Może się wydawać, że problem wynika z liczby rejestratorek, ale w rzeczywistości kluczowe jest to, czy Twoja placówka ma odpowiednio skonfigurowany system obsługi połączeń. W wielu poradniach, gdy linia jest zajęta, kolejne połączenie po prostu odbija, zamiast trafić do kolejki oczekujących. W efekcie, jeśli w jednym momencie dzwoni kilka osób, tylko jedna ma szansę na kontakt, a reszta – zamiast czekać – po prostu się rozłącza.
To jeden z najczęściej spotykanych problemów w poradniach, a jednocześnie jeden z tych, które najłatwiej rozwiązać. Wystarczy:
- Ustawić kolejkowanie połączeń, aby pacjent wiedział, że zaraz ktoś go obsłuży.
- Monitorować statystyki połączeń – ile telefonów jest nieodebranych? Kiedy ruch jest największy?
- Rozważyć system automatycznej obsługi, np. zapowiedzi głosowe, które przekierowują pacjenta do konkretnego działu.
Pamiętaj, że prawie każda nieodebrana rozmowa to utracony pacjent i stracone pieniądze. Jeśli więc planujesz inwestować w reklamę, upewnij się, że Twoja rejestracja działa sprawnie.
Nie musisz inwestować bardzo dużych środków, aby załatwić ten temat. Zorientuj się czy Twój dostawca usług telefonicznych posiada w ofercie wirtualną centralkę. Kontrolę nad odebranymi połaczeniami przeprowadzisz za pomocą bezpłatnych aplikacji to tego przeznaczonych.
Pamiętaj też, że w sprawym odbieraniu telefonów główną rolę stanowi czynnik ludzki.
2. Zapisy online – czy pozwalasz pacjentom umawiać wizyty poza godzinami pracy?
Nawet jeśli Twoja rejestracja odbiera większość połączeń, wciąż może nie nadążać z obsługą pacjentów – szczególnie jeśli muszą oni dzwonić w określonych godzinach. A co, jeśli pacjent chce się umówić wieczorem, w weekend, albo po prostu nie lubi dzwonić?
Tutaj z pomocą przychodzi system rezerwacji online, który pozwala pacjentom:
✅ Umawiać wizyty samodzielnie – o każdej porze, nawet poza godzinami pracy placówki.
✅ Wybrać dogodny termin i specjalistę bez konieczności dzwonienia i czekania na połączenie.
✅ Zarezerwować wizytę z opcją płatności online, co zwiększa szansę, że pacjent rzeczywiście się pojawi.
Dzięki takiemu rozwiązaniu część pacjentów obsłuży się sama, a rejestracja będzie miała mniej pracy i więcej czasu na obsługę tych, którzy naprawdę potrzebują rozmowy telefonicznej.
W naszym systemie dla poradni psychologiczno-pedagogicznych FocusApp pacjenci mogą rezerwować wizyty online, a placówka sama decyduje, które świadczenia są dostępne przez internet. Przykładowo: zajęcia w ramach WWR można umawiać jedynie telefonicznie, a świadczenia komercyjne przez internet.
To świetne rozwiązanie, które zmniejsza obciążenie rejestracji i pozwala zwiększyć liczbę zapisów bez dodatkowego personelu.
3. Dostępność terminów – czy masz gdzie umówić nowych pacjentów?
Załóżmy, że reklama działa perfekcyjnie – pacjenci dzwonią, odwiedzają stronę i chcą się umawiać. Ale czy masz dla nich wolne terminy?
To jedno z największych wąskich gardeł, które mogą sprawić, że nawet świetna reklama okaże się stratą pieniędzy. Jeśli w Twojej placówce nie ma wystarczającej liczby terminów, kampania marketingowa może przynieść odwrotny skutek – pacjenci będą zainteresowani, ale nie znajdą miejsca w kalendarzu.
Może zdarzyć się tak, że kampania marketingowa poradni kieruje pacjentów i miejsca skończą się w kilka dni. Jeśli nie nadzorujesz całego procesu to po pewnym czasie możesz „przepalać pieniądze”.
Jak to rozwiązać?
✅ Przed uruchomieniem reklamy przeanalizuj dostępność terminów – czy rzeczywiście masz miejsce dla nowych pacjentów?
✅ Zaplanuj rozszerzenie grafików specjalistów – jeśli reklama działa, warto rozważyć dodatkowe godziny pracy lub nowych terapeutów.
✅ Monitoruj liczbę zapisów w czasie rzeczywistym – nasza aplikacja dla poradni i placówek zdrowia psychicznego Focus App pozwala na bieżąco śledzić obłożenie poradni i reagować na wzrost zainteresowania.
Podsumowanie – nie trać pieniędzy na reklamę, jeśli Twoja poradnia nie jest gotowa!
Zanim zainwestujesz w marketing, sprawdź trzy kluczowe obszary:
✔️ Czy Twoja rejestracja odbiera wszystkie telefony i nie tracisz pacjentów?
✔️ Czy pacjenci mogą zapisywać się online, zamiast blokować linię telefoniczną?
✔️ Czy masz wystarczającą liczbę wolnych terminów, aby obsłużyć nowych pacjentów?
Jeśli którykolwiek z tych elementów zawodzi, najpierw zajmij się jego poprawą – dopiero potem warto uruchamiać reklamę.
Dzięki systemowi Focus App możesz zoptymalizować zapisy online, usprawnić rejestrację i kontrolować dostępność terminów, co pozwoli Ci efektywnie skalować swoją poradnię. Jeśli chcesz zobaczyć, jak to działa w praktyce, skontaktuj się z nami wypełniając formularz:
Autor:
Mateusz Woźniak